振り返りのコツに関する３つの注意点

前を向いて歩こう

仕事や勉強などにおいて振り返りをする、あるいは反省したり、改善するときのポイントを3つばかり挙げてみたいと思います。

今日、クライアントである会社の従業員に向けた研修がありました。
その研修でお話をして、非常に共感して頂けた研修項目の1つについてお話をします。

振り返りをします。
Plan,DO,Check and Actionなどと言いますが、計画し、実行し、確認（点検）をして、改善をします。

点検あるいは確認をするときに、ただ漫然としてしまうと失敗する可能性があります。
特に上司が部下の仕事を確認したり、同僚でも社内の別の人間に確認してもらうときにやってしまいがちな間違いがあります。

まずは、確認をするときにはできるだけチェックリストを作ってください。
事前に確認すべき項目を明らかにして、相手と自分、チェックをする人と実行する人の間でチェックリストを明らかにして、合意をしておくことです。

これができると、あとで客観的な評価ができるので、公平性が保たれたり、チェックされるほうも納得がいきます。

このチェックリストに従うと「ここの部分ができなかった」あるいは「ここができた」というふうに、できたところとできなかったところが客観的に明らかになって、次回の改善に役立ちます。

チェックリストを使うというのが1つ目です。
2つ目は何かというと、これは大事なのですが、チェックをしているとできなかったところばかりが目立ちます。

短所・欠点・失敗したところが目に付くので、どうしても「ここが悪かった」「あそこが悪かった」というように悪いところを先に言ってしまいがちです。
なぜなら目立つからです。

あとは、なんとなくその人のできなかったところを指摘することが評価であるとかアドバイスだと思ってしまいますが、それは分かりやすいですが言われた側はモチベーションが下がってしまいます。

これは昼間の研修でも申し上げましたが、長所を敢えてみてあげます。
長所というのはできるところなので目立たないのです。

何度もできてくるとそれが当たり前になってしまうのですが、その当たり前にできているところが大事で、長所というのは意外に目立ちません。

しかし、短所は目に付くのです。
目に付くから言いやすいのですが、言いやすいことを言ってしまうと聞く側はたまったものではありません。

これは反対の立場になれば分かりますが、いつも自分がやったことに対してチェックする人が欠点ばかりを指摘してきたらやってられません。

「チェックをする＝欠点の指摘」と思うと受ける側は嫌になってしまいます。
嫌になってしまうとだんだん行動が続かなくなりますし、前向きになれなくなってしまいます。

ひいてはその人との会話もギクシャクしたり、「あまり一緒にいたくないな」という感情にも繋がりますので、フィードバックやアドバイスをするときにもまずは長所の確認が先です。

長所を伸ばすという改善の仕方、そして次に欠点・短所を穴埋めします。
長所を伸ばすのと欠点を補充するのはどちらが先かというと、特殊な場合は別ですが、何も制約がなければまずは長所を伸ばすほうを優先してください。

このほうが部下は伸びますし、取引相手もあなたのことを好きになります。
やはり自分の長所を認めてほしい、長所を褒めてほしい、まずはそこから入ります。

ですから、長所の確認が主で、短所の確認は後回しにして少しやってあげます。
イメージとしては、長所の確認が8割、短所の確認は2割ぐらいで丁度良いと思います。
そのぐらいでだいたい半々というイメージです。

普通は短所ばかり8割や9割というイメージになってしまうので、「いつもあの人と話をすると自分の嫌なことばかり言われる」というようなことになってしまい、コミュニケーションが取りづらくなってしまいます。

そのため、普段は長所8割短所2割ぐらいの気持ちで丁度良いと思います。
長所の確認が主で、短所の確認は二次的です。

3つ目ですが、短所が分かって、改善すべきところが分かった場合、「なぜできなかったの？」と聞いてしまうと、相手を責めることになります。

聞かれたほうは「実はこれこれこうで…」というように、他人依存の言い訳に走ってしまいます。

相手を追い詰めることになりますので、「なぜできなかったの？」と聞くよりも「どうやればできるようになると思いますか？」というふうに聞きます。

そうすると、「自分は責められているわけではないのだな」というふうに本人は安心をしますので、正直に答えることができます。
まとめてみます。

1.チェックリストを使って客観的に確認をしましょう。
2.長所の確認が主で、短所の確認は二次的としましょう。

3.「なぜできなかったか？」という聞き方ではなくて、「どうやればいいか？」という前向きな方向性で問いかけてみると非常に振り返りが有効になります。

これは指導者の立場の方にも使ってほしい教育法ですので、ご参考になさって頂ければ幸いです。

私はいつもあなたの成功・スキルアップを心から応援しております。
ここまでご覧頂きまして誠にありがとうございました。